文章最後更新於 2019 年 5 月 8 日

大家都是怎麼籌備會議?

是否有列清單的習慣?

列會議準備清單又包含哪些項目呢?

如果對於上述問題一籌莫展,務必要更仔細閱讀今天的文章!

 

場地

舉行會議必須要有場地,先行估算參與人數、時間日期、會議性質、理想地點、合理預算,找出最合適的選擇。更要注意的是,許多場地相當搶手,最好確認時間不再變更後就立即預約。

同時專門舉辦會議的場地都會提供會議周邊服務,不妨先把會前準備清單條列出來,在找場地時直接挑選有提供相關服務的地點,省時又省力!

清單上相關待辦事項:

○找尋合適場地

○支付訂金

○支付尾款

 

投影設備

一般舉辦會議都會使用投影設備,需要是先購買、租借相關器材,或者直接找有提供投影的會議室,並了解器材如何操作。

至於投影用的電腦建議最好自行準備,以免臨時借用操作上或檔案格式上有問題影響會議進行。同時也不能漏掉簡報檔案,且製作時有個細節要注意,如果場地極大、觀眾距離投影幕較遠,製作簡報時要避免字級過小,圖文表格都要注意觀眾是否能清晰瀏覽。如果條件允許最好事先進行確認。

清單上相關待辦事項:

○投影機/投影設備

○螢幕

○筆記型電腦

○簡報檔案

○遙控器

○雷射筆

 

音控設備

如果會議上需要撥放音樂,或者穿插表演活動,音響設備就是不可或缺的。而會議參與人數較多,為使參與者都能清楚聆聽與發言,也需要使用麥克風等擴音設備。而播放用的音樂檔案更要事先確認。

清單上相關待辦事項:

○麥克風

○音響

○音樂檔案

 

計時設備

會議的時間控管是相當重要的,如果有一面所有人都能注意到的時鐘,更有助於參與者留意時間掌控。而有特殊需求時,可以準備倒數計時器,也可以使用手機內建的功能。

清單上相關待辦事項:

○時鐘

○倒數計時器

 

桌椅布置

會議現場須根據參與人數安排座位,且活動性質不同,現場布置也會有落差。比如演講型的會議需要保留講台給主講者;課程型的活動則須準備教學用的白板和白板筆,並提供桌子給所有與會者;至於有較多外來人士參與的大型會議,則要注意額外準備會議室導引指示、座位及個人名牌,以及供參與者報到的區域。

清單上相關待辦事項:

○白板

○白板筆

○桌子

○椅子

○座位名牌

○個人名牌

○報到桌

○導引路線圖

 

餐點茶水

會議上一般都會需要提供茶水。如果會議時間橫跨用餐時間,空檔又不足以開放自由用餐,則需要協助準備與會者的餐點,這些都需要提前準備。尤其訂餐時要注意是否有如茹素等特殊飲食需求,並也要一併留意提供餐具水杯。

清單上相關代辦事項:

○茶水

○便當

○餐具

○水杯

 

額外服務

其他準備措施則要考量會議活動性質:橫跨多日的會議需要考量住宿;重要的大人物需要額外提供接送服務;會議確定後需要寄送邀請函、行前需要寄送會議通知注意事項;聯歡性質的活動還有表演或會後旅遊服務。

清單上相關待辦事項:

○邀請函

○行前通知

○交通指引

○會議文件

○訂房

○接送服務

○周邊旅遊

○表演項目

綜合上述,需要籌辦會議的你,不妨拿起紙筆,根據所籌備會議的性質挑選出必須準備的項目,條列一份周全又詳細的會議籌備清單吧!

 


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