文章最後更新於 2019 年 5 月 8 日

每逢畢業季,在台灣不少畢業生都會興起舉辦謝師宴的念頭。一方面感謝老師們多年的照顧與指導,一方面學生時代最後一次師生同聚的機會,對於部分學生來說,這可能是他們第一次舉辦會議活動的機會。舉辦謝師宴究竟需要事先準備什麼呢?

 

【時間】約3個月前

確認人手及分配工作

基本上,主辦第一步是要確認有多少同學願意擔任工作人員,或者提供額外的協助。人力多寡將影響活動安排與工作量。

確定好工作人員後可建立簡易分組,如:聯絡老師同學、預定場地、籌備節目、準備道具,讓人力可以更精準分攤。

敲定時間

謝師宴最重要的主角就是老師們了,通常都會邀請不只一位老師,因此務必調查所有老師共同交集的空檔。

日期上建議先準備幾個時段再讓老師挑選,最後最多老師有空檔的時間。一般來說畢業前夕比較忙碌,但老師同學多半都還在學校;畢業後比較悠閒,但有些人已安排工作或出國旅遊計畫。而平日和假日也會影響場地定位。

人數調查

確定老師的空檔後,就可以針對同學們調查參與意願。原則上有些會議場地會有人數限定,建議先調查大致上會參加的人數後再去尋找場地。調查意願時可先告知確定日期以及大致上會尋找的地區或選項。

由於謝師宴的金額是由學生均攤,有一些靈活的安排,可以再調查意願的同時一併詢問同學們有能力支付的價格區間,以利後續尋找場地時參考。

TIP:擅用Google表單,可以做出任何問卷來調查所有想知道的事情。

了解場地

除了地點和金額外,場地上還有很多需要考量的。謝師宴少不了宴飲,所以在挑選場地時,就可以先依餐點類型找尋理想地點。是傾向圓圓滿滿的中式合菜?或者自由用餐的西式自助餐?

除此之外,許多謝師宴都有表演活動,是否需要舞台?音控設備?投影裝置?燈光設施?這些因素也都會影響

參與謝師宴有個重點是與敬愛的師長和即將各奔東西的同學合影留念,如果場地裝潢布置非常適合拍照,也是個加分項目。

TIP:場地好壞是至關緊要的,可藉由Space Advisor篩選系統找出最棒的謝師宴場地。

 

 

【時間】約2個月前

確定意願與收款

決定好場地後,就需要更具體地確認老師與同學的參與意願。

建議安排不同的兩組人分別負責聯繫老師與同學。

一般謝師宴都是由學生均攤款項,有些慣例上是只有參與者要付錢、有些則是所有同學都要均攤老師部分的花費,所以收款上都需要細心詳實的記錄。

同時也要注意,如果預定場地時是告知預估人數,待確定好真正參與人數後,也要再回覆業者真實人數。

安排活動流程

謝師宴上除了用餐,還要有其他活動炒熱氣氛。如師長致詞、全員大合唱、撥放紀念影片、特殊才藝表演。如果同學之間都比較靦腆,由主持人帶領全員進行遊戲互動也是個好選擇。活動流程的順序可以按照時間發布,一般在用餐剛開始所有人處於飢餓狀態,對於活動興趣不大,輕快簡短型的可以排前面,酒飽飯足後再安排需要集中精神的節目,而溫情致詞則可以放在活動最後。

準備紀念禮物

部分謝師宴會在預算之內提供小禮品,如全體學員合照周邊,或者其他與學生具有紀念意義的物品。甚至有些創意的方式會將小禮物與謝師宴現場活動做結合,也能增加參與感。

準備節目

如果表演節目是需要排練的,如舞蹈、相聲、話劇、唱歌、樂器演奏,需要集合表演者安排事先安排。抑或是要在活動現場撥放影片,也需要是先剪輯製作。

值得注意的是,邀請致詞的老師與負責表演的同學都需要事先確認,以免太過臨時,到時候活動空窗反而得罪人。

 

【時間】約1個月前至活動前夕

準備道具

表演節目可能會需要部份道具,有些禮物需要手工製作或包裝,還有場景裝飾的海報等等。有些用心的活動會額外設計手工邀請卡給師長們,顯得正式更可留做紀念。

行前通知

原則上,確定好時間和地點後,就需要通知所有參與者。公開內容務必包含活動位置、活動時間、活動行程、交通方式等資訊。

如果有固定的通訊方式可以一確定後就即時公告,讓所有參與者都能周知,建議最晚在一周前就要通知。

TIP:選擇所有同學都會使用的社群工具當作公告欄,如臉書社團、LINE群組、LINE@帳號、BBS版面,直接發布通知能夠讓所有同學接收。

場地布置

預定場地時可事先跟業者確定場布時間,再安排足夠的人力進行布置。有些業者會事先詢問桌椅排列方式,先行將桌椅餐點部分處理完畢。

除此之外也要留意簽到和舞台位置,事先確認投影和音響效果,條件許可最好可以簡單彩排一次。

最後別忘記活動結束前要把不屬於原場地的佈置帶走喔。

資訊分享

可再安排專門拍照的同學,負責幫大家拍攝合照與,最後傳布給所有參與的人以做紀念。

 


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