在上班族的生活中,「開會」是一個很重要的部分。

無論是要檢討過去、定位現在、放眼未來,公司都需要會議來作為溝通的橋樑。然而,研究顯示37%的上班族說他們大多數時間都花在開會上,而47%的人認為開會是浪費時間的事。

要怎麼做,才能讓會議成為一件更有效率、更討人喜歡的事呢?SpaceAdvisor場地家特地統整了以下幾點”DOS”(要)和”DON’TS”(不要),趕快來看看!

 

DOS

1. 要保持規律

為公司設定規律的開會時間。圖片來源:Pexels

對上班族而言,最令人頭痛的就是翻開行事曆,不同顏色的筆寫滿了各種會議,一個不小心就會搞混、錯過會議。在情況允許的範圍內,主管應該將公司內部會議訂在每個星期的同樣幾天,並在同一時間開始。

人力資源顧問公司TINYpulse的方法更有趣,把開會時間訂在8點48分。正因為是這個奇怪的時間點,大家反而更容易記得要主動前往會議室。如此一來,員工不會輕易錯過會議,也能規劃出固定的事前準備時間。

 

2. 要玩遊戲

玩遊戲能放鬆員工心情,幫助他們進行創意的發想。圖片來源:Pexels

「玩遊戲」是創意會議中非常重要的環節。許多公司會用小遊戲,做為開會前大腦的「暖身運動」,以及創意發想的一種方式。

會議剛開始時,可以用破冰遊戲舒緩大家的情緒,創造適合討論的氛圍。
也可以讓員工分成小組競賽,給出最好提案或解決方法的組別獲勝。

手機遊戲公司Genera Games的經理便表示,他們會在籃球場開會,並讓大家進行投籃和快速比賽。邊開會邊運動,讓大家很開心,頭腦也更清晰,想出意想不到的ideas。

 

3. 要盡快結束

快快結束會議,能避免耗損員工耐心與精力。圖片來源:Pexels

人類的精力是有限的,不管思想多麼敏捷、腦袋多麼靈光的人,時間久了都會感到疲乏。因此,創意會議有個不能忽略的原則:就是盡快結束。

過程中,主管或主席一定要掌握好時間管理,控制開會的節奏。另外,建議嚴格規定會議的結束時間。許多公司針對這一點,都祭出不同的創意方案。

商業發展顧問公司Just Fearless規定會議時間為30分鐘,一旦超過,每個人就必須站起來開會。因為沒有人喜歡站著,再加上若是在公共場合開會,這樣罰站實在非常尷尬。因此,大家都能非常準時的結束會議。

 

DON’TS

1. 不要一直重複

不要讓相同的話題在會議中一直重複。圖片來源:Pexels

開會過程中,最容易讓人失去耐心的,就是同樣的內容一說再說。許多公司在創意會議中,會訂定不同的機制來阻止這種情況的發生。

Brivo公司就發給每個員工上頭寫著「講過了」的板子。當有人要開啟已經討論過的話題,大家就會舉起板子。如此一來,讓會議的效率大大提升。

 

2. 不要放任遲到

遲到是讓會議效率低落的致命傷。圖片來源:Pexels

我們或多或少都有這個經驗:開會時間已經到了,會議室裡卻只有小貓兩三隻。與會者姍姍來遲,為了等全員到齊,往往要花上十幾二十分鐘。這樣的風氣不僅沒有效率,更會降低大家準時出席的意願。

為了杜絕這個與會遲到的狀況,許多公司想出創意的獎懲方式,例如:守時的人,可以獲得小點心或者玩遊戲的時間。遲到的人,一走進會議室就要唱一首歌,或是要捐錢給公司的基金會。這樣紅蘿蔔和棍子並進的方式,能夠督促員工準時參與會議,也節省所有人的時間。

 

好的會議,應該讓大家能夠交換意見、合作解決問題,同時聯絡彼此的感情。

遵守以上幾個原則,能夠讓員工認為會議不是浪費時間的麻煩事,反而是有趣、有意義且令人期待的。如此一來,員工會更加投入,感情加溫,會議成果與效率也都會更好。如此這樣多贏的局面,你們怎麼能不快點試試呢?

圖片來源:Pexels

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